Publié le : 23 octobre 20226 mins de lecture
La gestion du portefeuille client est un enjeu de développement pour toutes les entreprises. De plus en plus, le télésecrétariat représente le mode commun de gestion de la clientèle et constitue l’ultime recours en matière de gestion de la patientèle. Au plan médical, cette option de gestion permet d’optimiser le rendement. On vous donne toutes les raisons pour lesquelles le secrétariat médical dématérialisé contribue à mieux gérer les patients.
Faciliter l’accueil et l’orientation des patients
Le télésecrétariat médical est un service de secrétariat médical qui repose sur une dématérialisation de l’administration du secrétariat vers un service externe géré par un prestataire indépendant. Globalement, les services assurés par le secrétariat médical externe sont diversifiés. Plus communément, ce type de gestion dématérialisé s’occupe surtout de la gestion des appels téléphoniques, la prise des rendez-vous et l’organisation du planning des médecins de service.
Concrètement, c’est un avantage évident pour tout hôpital, car le secrétaire virtuel assure un contact permanent entre les patients et la clinique médicale. Il va sans dire que contrairement à un secrétaire permanent, le secrétariat à distance évite les surcharges du service. La plupart des patients recherchent surtout une prise en compte de leurs préoccupations et une écoute empathique. Recourir aux services délocalisés du secrétariat est un moyen d’assurer le service sans discontinuité. La plupart des centres spécialisés emploient un grand nombre de personnels qualifiés pour répondre aux exigences du poste. La multiplicité des lignes téléphoniques évite surtout les irritations et les interruptions du service lorsque la patientèle pose des problèmes complexes à résoudre.
La formation technique de ces intermédiaires est aussi un atout pour tout hôpital soucieux de fournir un service de qualité aux malades. Dans certains cas, la plupart des secrétaires virtuels ont un profil double associant des compétences liminaires en médecine et des aptitudes managériales confirmées de la clientèle.
Par ailleurs, l’option du secrétariat externe vous donne plus de liberté pour vous occuper de vos malades. Si vous êtes en consultation ou hors des périodes d’ouverture du cabinet, un secrétaire de permanence comme medexplan.fr peut vous éviter de manquer un rendez-vous inopiné.
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La gestion des urgences
Les cas d’urgence sont légions dans les hôpitaux. Dans de pareilles situations, le professionnel du secrétariat à distance se révèle indispensable pour assurer une gestion efficace des cas particuliers. La maitrise de votre agenda, l’intégration de nouveaux rendez-vous dans le planning, la consultation de vos horaires sont des tâches automatisées dont le secrétariat virtuel se charge. Il est courant que les professionnels médicaux manquent des appels de leurs patients. Cette situation peut être frustrante et détourner la clientèle vers d’autres centres hospitaliers qui démontrent plus de disponibilité et d’intérêt pour leurs préoccupations. Un secrétariat médical dématérialisé vous garantit de ne jamais manquer un appel important.
Par ailleurs, l’intervention du secrétariat à distance est aussi une méthode flexible de gestion de la patientèle. C’est une alternative intéressante pour renforcer votre secrétariat ordinaire. Techniquement, vous pouvez solliciter cette assistance à distance pour les cas où votre secrétaire personnel est en congé ou lorsque le service est indisponible afin de garder un contact permanent avec vos patients.
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Le suivi des patients
Le secrétariat dématérialisé est surtout un service dynamique et plein d’innovations. Il peut s’adapter régulièrement aux besoins de votre cabinet. En réalité, certains centres médicaux proposent un suivi de leurs patients. Cette activité requiert la constitution d’une base de données et un contrôle de proximité.
Le service médical est aussi une mission d’écoute et de suivi de l’amélioration de l’état de santé des malades. Toutefois, votre calendrier surchargé peut vous détourner de ce rôle et créer une distance avec vos malades. En outre, ce type de secrétariat peut contribuer à dynamiser la gestion de la patientèle en effectuant des relances régulières à destination des patients traités.
La gestion des tâches administratives est aussi un atout du secrétaire professionnel externe. Une entreprise de gestion du secrétariat médical est surtout capable de gérer efficacement un flux considérable de requêtes, de traiter les emails et d’enregistrer les rendez-vous au fur et à mesure. Le secrétariat externe est un filtre utile au quotidien. Il peut vous transférer les appels les plus importants et différer certaines sollicitations.
En définitive, recourir au télésecrétariat est un excellent moyen d’exercice de la profession médicale sans stress ni pression. Mieux, l’externalisation de ce service vous garantit une meilleure productivité. Il va sans dire que les capacités d’innovation et la flexibilité du service peuvent s’adapter à votre vision de l’exercice de la profession. Le télésecrétaire assure l’accomplissement de votre sacerdoce en assurant votre disponibilité sans discontinuité. C’est surtout une option de gestion avantageuse pour améliorer l’image de votre cabinet médical.