6 raisons de faire appel à un secrétariat téléphonique pour son cabinet médical

secrétariat téléphonique
Pour les professionnels du domaine médical, l’externalisation des tâches secondaires est synonyme de gain de temps et d’efficacité. En raison de sa simplicité et des avantages qu’elle offre, cette démarche est de plus en plus utilisée par les jeunes cabinets, mais aussi, par les grosses enseignes de santé. Ces établissements peuvent ainsi réduire les tâches internes et gagner en fluidité. Voici 6 intérêts de l’externalisation du secrétariat médical.

La mise en place d’un secrétariat externe permanent

Parmi les tâches d’entreprise pouvant être confiées à des professionnels externes, la gestion du standard téléphonique occupe une place centrale. Que ce soit dans le domaine médical ou dans n’importe quel autre secteur, l’externalisation vous permet de déléguer la réception des appels à une équipe stable et compétente. Ces dernières années, la démarche a d’ailleurs pris une telle ampleur, au point où de nombreuses plateformes mettent à votre service des professionnels certifiés et résolument compétents pour cette gestion. Dans cette optique, le site heliocall.fr, propose un service complet en matière de télésecrétariat médical. Une équipe sympathique et dynamique peut donc se charger de réceptionner vos appels et de répondre aux sollicitations des patients en fonction de vos consignes et exigences. 

La gestion de votre agenda médical en ligne

Les cabinets médicaux fonctionnent généralement sur la base d’un planning assez précis. Il importe alors de définir un mode d’organisation parfaitement adapté aux besoins et à la structure de votre établissement de santé. En faisant appel à un secrétariat téléphonique professionnel, vous pouvez bénéficier d’une assistance complète pour la gestion de votre agenda médical. Une équipe qualifiée saura alors définir et gérer les plannings en accord avec vos besoins. De même, les meilleurs secrétariats externes disposent d’outils technologiques avancés qui facilitent la gestion des agendas et préviennent toute perte d’information.

La prise de rendez-vous ou de messages

Dans le cadre de la gestion de l’agenda, votre secrétariat téléphonique veille également à organiser ou conclure des rendez-vous en ligne. En clair, dès que vos patients appellent sur votre numéro professionnel, ils sont mis en contact avec un interlocuteur qualifié et aimable. Ce dernier peut tout d’abord répondre à leurs éventuelles préoccupations, puis il organise un rendez-vous en fonction de votre disponibilité et de leurs besoins respectifs. Une telle démarche garantit un maximum de souplesse à vos patients, et leur assure un service correct et totalement efficace. 

Un énorme gain de temps

Le recours à un secrétariat médical permet aux professionnels de gagner un temps précieux qu’ils pourront ensuite consacrer à leurs tâches principales. En effet, dès qu’un cabinet acquiert une bonne réputation, de nombreux appels sont enregistrés chaque jour. Ces appels peuvent provenir de personnes à qui vous avez été recommandées ou de patients qui auraient directement déniché votre contact sur internet. Dans tous les cas, il faut noter que les établissements de santé enregistrent, tous les jours, un nombre élevé d’appels téléphoniques. Si vous deviez répondre à tous ces appels vous-même, vous n’auriez plus le temps de vous consacrer au soin des patients. Un secrétariat externe peut donc gérer les appels à votre place, pour vous permettre de rester concentré sur votre cœur de métier. De même, si vous avez déjà un secrétariat interne, le recours à un service externe n’est absolument pas superflu. Votre professionnel interne pourra alors se consacrer à l’accueil des patients ou à la gestion de certaines tâches administratives. 

Bénéficier d’un service professionnel

Vous songez à recruter un téléopérateur pour votre cabinet médical ? Pensez à vous rendre sur une plateforme certifiée pour réaliser cette démarche. De cette manière, vous avez l’assurance de recruter un professionnel compétent et justifiant de solides compétences. En effet, les sites spécialisés prennent le temps de bien vérifier les qualifications de leurs profils avant de les recruter. Ces derniers disposent ainsi des compétences et de l’expérience nécessaire pour proposer un service correct en toutes circonstances.

Plus de simplicité dans vos démarches

Votre secrétaire habituelle est en congé et vous recherchez un professionnel pour gérer ses tâches pendant son absence ? Le secrétariat externe se révèle aussi une solution efficace dans de telles situations. Vous pouvez ainsi recruter un secrétaire externe pour la durée de votre choix, et lui confier la gestion de votre standard téléphonique et de votre agenda médical.  En outre, en vous adressant à une entreprise certifiée, vous pouvez mettre en place un accueil médical personnalisé (par exemple, une annonce qui indique le nom et les informations de votre cabinet dès la prise d’appel). Il vous suffira alors de préciser vos exigences à votre prestataire pour qu’il vous suggère une solution totalement adaptée à vos besoins. Ce dernier pourra d’ailleurs vous assister dans la création de votre site internet médical, conformément à vos souhaits.


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